Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o VAT przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów rozumie się wywóz towarów z terytorium Polski na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska na rzecz podatnika podatku od wartości dodanej zidentyfikowanego na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) jest jednym z istotnych aspektów handlu wewnątrz Unii Europejskiej, a dokumentowanie stawki 0% VAT przy takich transakcjach wymaga spełnienia określonych warunków i dostarczenia odpowiednich dowodów. W art. 42 ustawy o VAT podano główne kwestie związane z udokumentowaniem zastosowania stawki 0% dla WDT:

Warunki zastosowania stawki 0% VAT

a) towar musi być wysłany lub transportowany z Polski do innego kraju UE,

b) nabywcą musi być zarejestrowany podatnik VAT w kraju UE (innym niż Polska),

c) sprzedawca musi posiadać numer VAT UE, czyli być zarejestrowanym jako podatnik VAT-UE.

Dokumenty potwierdzające wysyłkę towaru

a) faktura VAT powinna zawierać wszystkie niezbędne elementy, w tym numer VAT UE zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy;

b) dowody transportu, przy czym mogą to być dokumenty przewozowe, takie jak CMR, faktury frachtowe, listy przewozowe, dokumenty dotyczące ubezpieczenia przesyłki;

c) potwierdzenie odbioru - pisemne potwierdzenie odbioru towaru przez nabywcę w kraju UE.

Dodatkowe dokumenty

a) korespondencja handlowa: e-maile, zamówienia, umowy handlowe dotyczące transakcji;

b) dowody płatności: dokumenty bankowe potwierdzające otrzymanie zapłaty od nabywcy;

c) dokumenty celne, jeśli towar przechodzi przez granicę kraju spoza UE przed dostarczeniem do innego państwa UE.

Wymagania dotyczące przechowywania dokumentów

a) wszystkie dokumenty związane z WDT muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku, w którym nastąpiła dostawa,

b) dokumenty te powinny być dostępne na żądanie organów podatkowych w celu weryfikacji poprawności zastosowania stawki 0%.

Bywa tak, że zebrane dokumenty nie świadczą jednoznacznie, że towary rzeczywiście zostały wywiezione i dostarczone do odbiorcy. W takim przypadku można zgromadzić dodatkową dokumentację.

Zgodnie z art. 42 ust. 11 ustawy o VAT mogą być to:

a) korespondencja handlowa z nabywcą (w tym jego zamówienie),

b) dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,

c) potwierdzenie otrzymania zapłaty za towar,

d) dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska.

Wymieniony powyżej katalog tzw. dokumentów pomocniczych ma charakter otwarty. Wskazuje na to użyty zwrot „w szczególności”. Oznacza to, że podatnik ma prawo potwierdzać fakt dokonania dostawy na rzecz podatnika w innym państwie członkowskim także innymi niż wymienione w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT dokumentami.

W celu udokumentowania WDT podatnik może posłużyć się w zasadzie zupełnie dowolnymi dokumentami.

WDT a dokumenty w formie elektronicznej

Aby skorzystać ze stawki VAT 0% można posłużyć się również e-dokumentami. Dopuszczalna jest każda forma dokumentu, oby potwierdzała ona wywóz towarów z terytorium kraju i ich dostarczenie na terytorium innego państwa członkowskiego. W dobie szeroko rozumianej komunikacji online nie ma podstaw do odmawiania mocy dowodowej dokumentowi przesyłanemu np.: w formie elektronicznej, skanem czy faksem. Dla zastosowania stawki 0% dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie jest konieczne zatem posiadanie danego dokumentu w formie papierowej, wystarczy wersja elektroniczna.

Aby skorzystać z preferencyjnej, zerowej stawki VAT przy WDT, należy zebrać określoną ustawą o VAT dokumentację. Nie ma natomiast znaczenia to, czy będzie ona gromadzona w formie tradycyjnej, czy też elektronicznej.

Obowiązek podatkowy

Stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o VAT przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez podatnika, nie później jednak niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano tej dostawy.

Należy również pamiętać o tym, aby regularnie aktualizować i weryfikować numery VAT-UE swoich kontrahentów w systemie VIES oraz przechowywać pełną i kompletną dokumentację każdej transakcji, aby uniknąć problemów podczas kontroli podatkowych.